Whitepaper - Hoe krijg ik controle over het wagenpark van mijn organisatie?

Groei is positief. Maar het zorgt soms ook voor hoofdbrekens. Je hebt shortlease auto’s nodig voor tijdelijke medewerkers. Soms ook een huurauto voor incidenteel vervoer, bijvoorbeeld rondom een beurs. En oh ja: reguliere leasewagens voor vaste krachten natuurlijk. Als je niet oppast zit je met een allegaartje van leveranciers en contracten met uiteenlopende voorwaarden. En een wagenpark vol auto’s waar je bijna geen zicht op hebt totdat ze weer worden ingeleverd! In deze whitepaper toon ik je hoe je de grip over je wagenpark kunt behouden. Of juist weer terugkrijgt.

Je kunt overal terecht voor het huren en leasen van auto’s. Via Google speur je eenvoudig het internet af naar de beste deal voor je bedrijf. Maar let op: het beheren van een wagenpark hangt altijd samen met relatief forse uitgaven waar je waarschijnlijk enige tijd aan vast zit. Daarnaast weet je pas zeker wat de kosten zijn aan het eind van de looptijd.

Mijn ervaring is dat maar liefst 70% van de gemaakte kosten afwijkt ten opzichte van de originele contracten. Contracten worden namelijk afgesloten op basis van een inschatting. In feite weet je pas achteraf wat de kilometerstand is, hoe soepel er met eventuele schade wordt omgegaan en hoe strikt de kleine lettertjes worden nageleefd wanneer je wensenpakket verandert. Want stel je voor dat je de auto vroegtijdig moet inleveren... Niets is vervelender voor een wagenparkbeheerder dan voor verrassingen komen te staan wanneer de balans moet worden opgemaakt.

Sommige aanbieders bieden vervoersoplossingen voor korte én voor lange termijn. Dat brede aanbod is fijn voor zowel leveranciers als klanten. Een klant die al een leaseauto heeft, en incidenteel een busje huurt bij dezelfde organisatie, kan immers op meer goodwill rekenen dan iemand die één product afneemt. De waardering van de leverancier naar de klant is gewoon groter, goede klanten willen zij graag behouden. Een hoger volume levert jou als klant op lange termijn tijd, geld en minder onzekerheid op. Je bouwt samen vertrouwen op, kent de medewerkers, bent op de hoogte van de contractvoorwaarden en het beleid van de leverancier.

Zelden blijven vervoerswensen jarenlang hetzelfde. Aanbieders die meerdere producten voeren maken de overstap naar een andere mobiliteitsoplossing eenvoudiger.
Een voorbeeld: voor een medewerker is in het verleden een shortlease overeenkomst gemaakt. Er is momenteel wat meer zekerheid over de toekomst en hierbij past een oplossing voor wat langere termijn. Normaliter moet de auto worden ingeleverd en een nieuwe leaseovereenkomst opgesteld. Bij een aanbieder met een breder portfolio bestaat waarschijnlijk de mogelijkheid om de lopende overeenkomst om te zetten van shortlease naar lease. Meestal kun je de auto gewoon meenemen! Aanbieders die autohuur, shortlease en lease aanbieden hebben meer mogelijkheden om hun auto’s op andere plaatsen in te zetten. Dat houdt de mogelijkheden open en de kosten beheersbaar. Ook als je onverhoopt de auto terug moet brengen staat de leverancier dus niet direct voor een onoverkomelijk probleem. 

De roulatie binnen een breed wagenpark zorgt voor uiteenlopende mogelijkheden. Auto’s komen bijvoorbeeld opnieuw beschikbaar voor Occasion Lease of Flexlease. Hier kun je als klant zelf ook weer van profiteren, mochten deze producten op een bepaald moment aansluiten bij je behoefte.

Grip op je wagenpark is breder dan vertrouwen hebben in de goede afloop. Tot voor kort was er geen enkel zicht op wat er gebeurde vanaf het moment dat een auto de deur uit ging tot het moment dat hij werd teruggebracht. Het resultaat: veel onnodige kosten en onzekerheid over de staat waarin het voertuig terugkomt bij de eigenaar. In de afgelopen jaren hebben de technologische ontwikkelingen echter niet stil gestaan. Er zijn uitstekende voertuigmanagementsystemen gekomen. Die systemen seinen allerlei gegevens door naar de beheerder van het voertuig. Op deze manier is eenvoudig te monitoren dat er op een fatsoenlijke manier met het wagenpark wordt omgesprongen. Dit is op meerdere vlakken van grote invloed en daarom ga ik hier graag wat dieper op in.

Functie: Directeur van HuurMij Mobiliteit

HuurMij Mobiliteit is een onafhankelijke aanbieder van alle mogelijke mobiliteitsoplossingen. We hebben ruim 1000 eigen voertuigen en vestigingen in Leiden, Leiderdorp, Alphen a/d Rijn en Hoofddorp. HuurMij Mobiliteit opereert als één organisatie met drie labels: INQAR HuurMij, Supershortlease en Rebel Lease.

Alle voertuigen die zijn voorzien van een voertuigmanagementsysteem zenden doorlopend informatie naar de wagenparkbeheerder. Hierdoor kan de beheerder te allen tijde zien waar het voertuig zich bevindt. Handig om in één oogopslag te kunnen overzien welke bestuurder waar is. Of iemand de grens over gaat. Je kunt zelf zien hoe snel de auto rijdt en of je daarmee bekeuringen of schades kunt verwachten. Ook een botsing wordt gemeld en als er schade is gemaakt kunnen de gegevens extra duidelijkheid geven over de oorzaak en de omstandigheden. Alles is á la minute inzichtelijk. Dit systeem is zó goed, dat het je als wagenparkbeheerder enorm veel zekerheid en grip op de situatie geeft. Alle voertuigen van HuurMij Mobiliteit in de verhuur en de shortlease zijn hier standaard mee uitgerust.

Het initiatief om dit systeem in de wagens in te bouwen lag bij onszelf. Maar al snel kwam het besef: deze informatie kan ook heel bruikbaar zijn voor klanten. Met name voor wagenparkbeheerders van de bedrijven en organisaties waar we onze voertuigen aan verhuren en leasen. Op aanvraag stellen we de benodigde inloggegevens ter beschikking, waarmee klanten zich volledig op de hoogte kunnen stellen. Ook juridisch is dit sluitend: de bestuurder wordt via de berijdersovereenkomst, stickers en een handout op de hoogte gebracht dat er een voertuigmanagementsysteem in de auto zit.

Nu kunnen wagenparkbeheerders het wagenpark dat bij ons is ingehuurd veel beter managen. Niet om de bestuurders altijd en overal te controleren, maar om te voorkomen dat men buiten de vooropgestelde kaders stapt en iets doet wat niet de bedoeling is. Zo kun je bestuurders op een nette manier wijzen op hun verantwoordelijkheden. En dat werkt! De ervaring leert ook dat chauffeurs anders met hun auto omgaan zodra zij op de hoogte zijn van het feit dat er een managementsysteem in hun voertuig zit. Dit geeft extra zekerheid wanneer de naam van je organisatie op de auto staat afgedrukt.

Je hebt bijvoorbeeld een uitzend- of detacheringsbureau. Hoe prettig is het dan om te weten of iedereen op zijn werk is? Of zij zich misschien hebben verslapen of vast zitten in de verkeersdrukte. Of zij wellicht onderweg zijn op momenten waarop zij de auto niet mogen gebruiken. Bijvoorbeeld voor privéritten in het weekend of ’s nachts. Of zij zich met de company car aan de maximumsnelheid houden. Of een auto buiten het gebied komt waarin mag worden gereden. In uitzonderlijke situaties kun je via het voertuigmanagementsysteem de auto op afstand - op een veilige manier - stilzetten

Stel: je doet aan fieldmarketing. Je medewerkers rijden in gehuurde busjes en plaatsen displays in winkels door heel Europa. De planner kan de chauffeurs nauwlettend volgen met betrekking tot uitgezette routes. Waar zij rijden, waar zij overnachten, of zij nog op schema liggen. Als een collega snel een extra handje nodig heeft zie je wie zich het dichtst bij bevindt. Natuurlijk kan de planner zich via de telefoon op de hoogte brengen van waar een chauffeur zich op dat moment bevindt. Dat is prima te doen in een klein team. Maar bij vijf auto’s? Vijftien? Of zelfs nog meer? Dan wil je in één oogopslag zien waar je aan toe bent, zodat je snel kunt reageren. Hier maakt het voertuigmanagementsysteem het werk een stuk eenvoudiger door overzicht te geven. Ook voor één planner is dit te behappen.

Je hebt een aantal tijdelijke medewerkers met shortleasecontracten. Ieder contract correspondeert met een afgesproken aantal kilometers. Wanneer een bestuurder meer rijdt dan verwacht zijn er financiële consequenties. Zodra de auto wordt ingeleverd volgt er een naheffing van de extra kilometers volgens opgave in het contract. En die kan onverwacht stevig op de begroting drukken! Om dat te voorkomen koppelt het voertuigmanagementsysteem tussentijds terug of het daadwerkelijk gereden aantal kilometers nog steeds overeenkomt met de verwachtingen. Zodra dit uit de pas loopt maakt de software hier melding van, zodat bijvoorbeeld het contract kan worden bijgesteld. Op deze manier kom je dus nooit achteraf voor financiële verrassingen te staan. Andersom geldt natuurlijk ook dat een bestuurder minder kilometers kan rijden dan vooraf verwacht. Dan kun je het contract naar een gunstiger tarief laten aanpassen.

Deze whitepaper wees je al eerder op het feit dat autoverhuur- en leasebedrijven goede klanten willen behouden en daar dus graag een stapje harder voor lopen. Maar waardering voor een klant gaat verder dan de dikte van zijn portemonnee. Het heeft te maken met de ‘klik’. Als wagenparkbeheerder wil je zaken doen met mensen die weten wie je bent en wat je belangrijk vindt. Die prettig zijn in de persoonlijke omgang. Met voldoende bagage en kennis van zaken zodat zij goed met je mee kunnen denken en passende adviezen kunnen geven. Natuurlijk moeten die adviezen objectief zijn. Kies daarom voor een autoverhuur- en leasebedrijf dat merkonafhankelijk is. En waarbinnen de verschillende divisies geen aparte eilandjes vormen die individueel op hun prestaties worden afgerekend.

Prijsvechters zijn in de regel erg strikt met het naleven van de kleine lettertjes, omdat daar op korte termijn veel geld mee valt te verdienen. Dus kijk beslist verder dan de prijs. Andere lease- en verhuurbedrijven staan erom bekend soepeler met de klant mee te denken. De afwegingen kunnen per aanbieder behoorlijk uiteenlopen. Veelal liggen hier commerciële afwegingen aan ten grondslag, en de mogelijkheden die een leasebedrijf heeft om de auto elders alsnog in te zetten. Met andere woorden: een organisatie die huur, shortlease en lease aanbiedt heeft bredere mogelijkheden om een auto te herplaatsen. Zij zullen eerder geneigd zijn om met de klant mee te denken en samen tot een passende oplossing te komen. Zelfs het boetetarief in de algemene voorwaarden is in zo'n geval onderhandelbaar.

Tevens is het van belang dat het leasebedrijf/autoverhuurbedrijf zelf z’n zaakjes goed op orde heeft. Dat kan je bijvoorbeeld zien aan het consequent inzetten van een voertuigmanagementsysteem in auto’s. Uit mijn eigen ervaring binnen HuurMij Mobiliteit blijkt dat deze investering vruchten afwerpt. Het heeft bij ons gezorgd voor een flinke beperking van het aantal schades, probleemloze betalingen en duurzame klantrelaties. Die controle over ons wagenpark maakt onze kostprijs beheersbaar en is dus direct van invloed op de prijzen die we kunnen hanteren. En het vertrouwen waarmee we de markt tegemoet treden. Als autoleasebedrijf en -verhuurmaatschappij hebben we onze zaakjes voor elkaar en zijn we een gezonde partner. Dat komt de kwaliteit van dienstverlening op alle fronten ten goede.