Het initiatief om dit systeem in de wagens in te bouwen lag bij onszelf. Maar al snel kwam het besef: deze informatie kan ook heel bruikbaar zijn voor klanten. Met name voor wagenparkbeheerders van de bedrijven en organisaties waar we onze voertuigen aan verhuren en leasen. Op aanvraag stellen we de benodigde inloggegevens ter beschikking, waarmee klanten zich volledig op de hoogte kunnen stellen. Ook juridisch is dit sluitend: de bestuurder wordt via de berijdersovereenkomst, stickers en een handout op de hoogte gebracht dat er een voertuigmanagementsysteem in de auto zit.

Nu kunnen wagenparkbeheerders het wagenpark dat bij ons is ingehuurd veel beter managen. Niet om de bestuurders altijd en overal te controleren, maar om te voorkomen dat men buiten de vooropgestelde kaders stapt en iets doet wat niet de bedoeling is. Zo kun je bestuurders op een nette manier wijzen op hun verantwoordelijkheden. En dat werkt! De ervaring leert ook dat chauffeurs anders met hun auto omgaan zodra zij op de hoogte zijn van het feit dat er een managementsysteem in hun voertuig zit. Dit geeft extra zekerheid wanneer de naam van je organisatie op de auto staat afgedrukt.

Je hebt bijvoorbeeld een uitzend- of detacheringsbureau. Hoe prettig is het dan om te weten of iedereen op zijn werk is? Of zij zich misschien hebben verslapen of vast zitten in de verkeersdrukte. Of zij wellicht onderweg zijn op momenten waarop zij de auto niet mogen gebruiken. Bijvoorbeeld voor privéritten in het weekend of ’s nachts. Of zij zich met de company car aan de maximumsnelheid houden. Of een auto buiten het gebied komt waarin mag worden gereden. In uitzonderlijke situaties kun je via het voertuigmanagementsysteem de auto op afstand - op een veilige manier - stilzetten.

Stel: je doet aan fieldmarketing. Je medewerkers rijden in gehuurde busjes en plaatsen displays in winkels door heel Europa. De planner kan de chauffeurs nauwlettend volgen met betrekking tot uitgezette routes. Waar zij rijden, waar zij overnachten, of zij nog op schema liggen. Als een collega snel een extra handje nodig heeft zie je wie zich het dichtst bij bevindt. Natuurlijk kan de planner zich via de telefoon op de hoogte brengen van waar een chauffeur zich op dat moment bevindt. Dat is prima te doen in een klein team. Maar bij vijf auto’s? Vijftien? Of zelfs nog meer? Dan wil je in één oogopslag zien waar je aan toe bent, zodat je snel kunt reageren. Hier maakt het voertuigmanagementsysteem het werk een stuk eenvoudiger door overzicht te geven. Ook voor één planner is dit te behappen.

Je hebt een aantal tijdelijke medewerkers met shortleasecontracten. Ieder contract correspondeert met een afgesproken aantal kilometers. Wanneer een bestuurder meer rijdt dan verwacht zijn er financiële consequenties. Zodra de auto wordt ingeleverd volgt er een naheffing van de extra kilometers volgens opgave in het contract. En die kan onverwacht stevig op de begroting drukken! Om dat te voorkomen koppelt het voertuigmanagementsysteem tussentijds terug of het daadwerkelijk gereden aantal kilometers nog steeds overeenkomt met de verwachtingen. Zodra dit uit de pas loopt maakt de software hier melding van, zodat bijvoorbeeld het contract kan worden bijgesteld. Op deze manier kom je dus nooit achteraf voor financiële verrassingen te staan. Andersom geldt natuurlijk ook dat een bestuurder minder kilometers kan rijden dan vooraf verwacht. Dan kun je het contract naar een gunstiger tarief laten aanpassen.